Tietosuojaseloste

Tämä seloste kertoo, miten repobaby-palvelussa käsitellään henkilötietoja (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679, artiklat 13 ja 14). Palvelua käyttävät kuntosalit ja niiden jäsenet ja henkilökunta.

Palvelussa on kaksi rekisterinpitäjää. Sali vastaa omasta jäsenrekisteristään: jäsenyyksistä, varauksista, sisäänkirjauksista ja maksuista. Jumpdraft Oy vastaa henkilökohtaisesta käyttäjätilistäsi ja profiilistasi, jotka kulkevat mukanasi, jos kuulut useampaan saliin. Salin rekisterin osalta Jumpdraft Oy toimii salin lukuun henkilötietojen käsittelijänä.

1. Rekisterinpitäjät ja yhteystiedot

Sali (jäsenrekisteri)

Turku Riverside Fitness
Linnankatu 20
20100 Turku
Sähköposti: info@demo.invalid

Palveluntarjoaja (käyttäjätili ja profiili)

Jumpdraft Oy, Y-tunnus 3611411-4
Myllykatu 12, 76100 Pieksämäki
Sähköposti: justin.case@jumpdraft.fi
www.jumpdraft.fi

Voit lähettää kaikki tietosuojaa koskevat pyynnöt kummalle tahansa. Ohjaamme pyynnön tarvittaessa oikealle rekisterinpitäjälle.

2. Mihin tietoja käytetään ja millä perusteella

• Jäsenyyden hoitaminen: jäsenyydet, niiden voimassaolo, uusiutuminen ja irtisanominen. Peruste: sopimus salin kanssa.
• Tuntien ja vapaan harjoittelun varaukset: varaukset, perumiset ja käyntikortin kerrat. Saman salin jäsenet näkevät tunnin ilmoittautuneista etunimen ja sukunimen alkukirjaimen, ellei jäsen ole kieltänyt sitä profiilissaan. Peruste: sopimus.
• Valmentajat: tunnin valmentajan nimi, kuva ja hänen itse kirjoittamansa valmentajaesittely näkyvät salin jäsenille. Valmentajien pitämät tunnit kootaan palkanmaksua varten. Peruste: sopimus.
• Valmentajien julkiset profiilit: valmentaja voi itse ottaa käyttöön julkisen valmentajaprofiilin. Silloin hänen kuvansa, valitsemassaan muodossa oleva nimensä, oma sanansa, erikoisalansa, koulutuksensa, valmentanut vuodesta -tieto ja tulevat tuntinsa näkyvät niiden salien julkisilla sivuilla, joiden henkilökuntaa hän on. Suostumuksen ajankohta tallennetaan, ja valmentaja voi perua sen milloin tahansa profiilissaan, jolloin tiedot poistuvat sivuilta heti. Peruste: suostumus.
• Salien julkisten sivujen kävijämäärät: salin julkisen sivun latauksia ja Liity-painikkeen painalluksia lasketaan päivittäin palvelimella. Laskennassa ei käytetä evästeitä, IP-osoitteita eikä muita tunnisteita, joten se ei sisällä henkilötietoja. Verkossa liittyneen tilaukseen tallentuu vain tieto siitä, tuliko hän salin sivulta, upotukselta vai kartalta. Peruste: salin oikeutettu etu seurata markkinointiaan.
• Yhteydenotot salin sivulta: salin julkisen sivun yhteydenottolomakkeella lähetetty viesti (nimi, sähköposti, valinnainen puhelinnumero ja viesti) välitetään sähköpostina suoraan salille eikä sitä tallenneta palveluun. Peruste: lähettäjän pyyntö ja salin oikeutettu etu vastata siihen.
• Kulunvalvonta: sisäänkirjaukset kulkutunnisteella (aika, ovi, hyväksytty tai hylätty). Peruste: sopimus ja salin oikeutettu etu tilojen turvallisuuteen.
• Laskut ja maksut: sali laskuttaa jäsenyydet ja muut ostokset repobabyn kautta. Laskulla ovat maksajan nimi ja yhteystiedot (yrityksellä Y-tunnus ja verkkolaskuosoite), jäsenen nimi, rivit arvonlisäveroineen, viitenumero ja eräpäivä. Maksuista tallennetaan summa, päivä, maksutapa ja maksupalvelun tai pankin viite. Pankkisuoritusten tiedostosta tallennetaan vain salin laskuihin kohdistuvat maksut; muiden maksajien nimet poistetaan, ja tiedosto itse poistetaan 30 päivän kuluttua. Verkkomaksut tehdään salin omalla sopimuksella maksupalvelussa, ja raha menee suoraan salille. Maksupalvelulle välitetään vain summa, viite ja laskun kuvaus. Jos otat käyttöön toistuvan MobilePay-veloituksen, tallennamme sopimuksen tunnisteen, tilan ja veloitusten tilan; sopimuksen hyväksyt ja voit lopettaa MobilePay-sovelluksessa tai laskusivulla. Jos tallennat kortin toistuvaa veloitusta varten, kortin tiedot jäävät maksupalvelulle (Paytrail tai Stripe); tallennamme vain salatun korttitunnisteen sekä kortin tyypin, neljä viimeistä numeroa ja voimassaolon, ja tunniste poistetaan heti, kun lopetat veloituksen. Liikuntaetujen (Epassi, Smartum, Edenred, Eazybreak) tapahtumaraporteista tallennetaan salin laskuihin kohdistuvat maksut. Erääntyneistä laskuista lähetetään maksumuistutuksia, jos sali on ottanut ne käyttöön, ja sali voi estää varaukset pitkään erääntyneen laskun ajaksi. Korttinumeroa palvelu ei näe eikä tallenna. Peruste: sopimus ja kirjanpitolaki.
• Lopettamisriskin arvio: palvelu vertaa viikoittain viimeaikaisia käyntejäsi omaan tavalliseen tasoosi ja näyttää salin henkilökunnalle, jos käynnit ovat vähentyneet selvästi. Tämä on profilointia. Siitä ei seuraa automaattisia päätöksiä; henkilökunta voi ottaa sinuun yhteyttä. Peruste: salin oikeutettu etu asiakassuhteen hoitamiseen. Voit vastustaa tätä käsittelyä.
• Treenipäiväkirja, tulokset ja nostot: tallennat ne itse. Jaetut tulokset näkyvät salin tulostaululla, jakamattomat vain sinulle ja salin henkilökunnalle. Peruste: sopimus (palvelun käyttöehdot).
• Profiili ja kaverit: kuva, esittely, näkyvyysvalinta ja kaverisuhteet. Peruste: sopimus. Valitset itse, näkyykö profiili vain sinulle, kavereille vai salin jäsenille.
• Paino, pituus ja painoindeksi: vapaaehtoisia. Ne näkyvät vain sinulle, eivät salin henkilökunnalle. Koska ne voivat kertoa terveydestä, käsittelemme niitä suostumuksesi perusteella. Suostumus annetaan kirjaamalla tieto, ja sen voi perua poistamalla mittaukset.
• Viestit: kutsut, salasanan palautus ja muut palvelun toimintaan liittyvät sähköpostit. Markkinointiviestejä palvelu ei lähetä.
• Salin tiedotteet ja uutiskirjeet: sali voi lähettää jäsenilleen pikatiedotteita ja uutiskirjeitä sähköpostiin ja sovellukseen. Tallennamme, kenelle viesti lähti ja milloin se on merkitty luetuksi; sali näkee lukutilanteen. Pikatiedotteet ovat palveluun liittyviä viestejä (peruste: sopimus). Uutiskirjeet sähköpostiin voit kieltää omista tileistäsi (peruste: salin oikeutettu etu asiakasviestintään).
• Puhelinilmoitukset: jos sallit ilmoitukset, tallennamme laitteesi selaimen antaman ilmoitusosoitteen ja salausavaimet sekä laitteen tyypin (esimerkiksi "iPhone, Safari"). Ilmoitukset kulkevat salattuina selaimen valmistajan ilmoituspalvelun (Apple, Google, Mozilla tai Microsoft) kautta; palvelu ei näe niiden sisältöä. Peruste: suostumus. Voit lopettaa ilmoitukset omista tileistäsi tai laitteen asetuksista, ja uloskirjautuminen lopettaa ne kyseisessä laitteessa.
• Tekstiviesti- ja WhatsApp-ilmoitukset: jos salisi on ottanut ne käyttöön ja valitset ne, lähetämme puhelinnumeroosi ilmoituksen nimellä repobaby, kun palvelussa odottaa sinulle jotain (esimerkiksi uusi lasku tai muutos varaukseen). Viestissä on vain lyhyt maininta ja linkki, ei henkilötietoja eikä summia. Tallennamme valintasi ja sen ajankohdan sekä jokaisesta viestistä ajan, aiheen ja tilan salin kululaskelmaa varten, emme viestin sisältöä. Peruste: suostumus. Voit lopettaa omista tileistäsi.
• Tietoturva ja väärinkäytösten estäminen: kirjautumisyritysten rajoittaminen ja virhelokit. Peruste: oikeutettu etu.

3. Käsiteltävät tiedot

• Nimi, sähköpostiosoite ja salasana (tallennettu tiivisteenä, ei luettavissa)
• Salit, joihin kuulut, roolisi ja oikeutesi kussakin salissa
• Jäsenyydet ja niiden sisältö, varaukset, kulkutunnisteen tunniste ja sisäänkirjaukset
• Profiilikuva, esittely, näkyvyysvalinta, kaverit, Hall of Fame -merkinnät
• Treenitulokset, nostot sekä halutessasi paino ja pituus
• Laskut, maksut, jäsenviite sekä laskutusosoite, jos olet antanut sen paperilaskua varten
• Tekniset tiedot: istunnon tunniste ja palvelimen lokit (IP-osoite, aika, pyydetty sivu)

4. Mistä tiedot saadaan

Pääosin sinulta itseltäsi. Salin henkilökunta kirjaa jäsenyydet ja voi lisätä sinut tunnille. Ovilukijat tallentavat sisäänkirjaukset, ja maksupalvelut ilmoittavat maksujen tilan.

5. Kuka tietoja näkee ja kenelle niitä luovutetaan

Salin henkilökunta näkee oman salinsa jäsenten tiedot roolinsa ja oikeuksiensa mukaan. Toisen salin henkilökunta ei näe tietojasi, ellet kuulu myös siihen saliin. Tietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointiin.

Käytämme seuraavia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelijöinä:

• UpCloud Oy: palvelimet ja varmuuskopiot, Helsinki
• Ploi B.V. (Alankomaat): palvelimen ylläpitotyökalu
• Vipps MobilePay, Swish, Paytrail ja Stripe: maksut, jos sali käyttää niitä
• GatewayAPI (OnlineCity ApS, Tanska): tekstiviestit, jos valitset ne; Meta Platforms Ireland: WhatsApp-viestit, jos valitset ne
• Sähköpostin välityspalvelu palvelun viestejä varten

Tietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle, paitsi jos valitset WhatsApp-ilmoitukset: silloin Meta voi käsitellä puhelinnumeroasi ja viestiä myös Yhdysvalloissa (EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehys). Fontit ja muut tiedostot ladataan palvelun omalta palvelimelta, eikä palvelussa ole kolmansien osapuolten analytiikkaa tai mainontaa.

6. Kuinka kauan tietoja säilytetään

• Käyttäjätili ja profiili: niin kauan kuin kuulut johonkin saliin tai kunnes poistat tilin.
• Salin jäsenrekisteri: jäsenyyden ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin sali tarvitsee tietoja mahdollisten vaatimusten selvittämiseen, yleensä enintään 3 vuotta.
• Laskut ja maksut (kirjanpitoaineisto): 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi (kirjanpitolaki). Tilin poistaminen ei poista laskuja ennen tätä.
• Pankkisuoritusten tiedostot: 30 päivää. Maksupalvelujen ilmoitusten sisältö: 90 päivää.
• Sisäänkirjausten lokit: 12 kuukautta, jonka jälkeen ne poistetaan automaattisesti.
• Paino- ja pituusmittaukset: kunnes poistat ne tai tilisi.
• Varmuuskopiot: tiedot poistuvat varmuuskopioista niiden kierron mukana.

7. Oikeutesi

• Saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja saada niistä kopio. Voit ladata omat tietosi koneluettavassa muodossa kohdasta Profiili → Tili.
• Pyytää virheellisten tietojen korjaamista. Profiilin tiedot voit muuttaa itse.
• Pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista, ellei laki velvoita säilyttämään niitä.
• Vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, kuten lopettamisriskin arviota.
• Siirtää itse antamasi tiedot toiseen palveluun.
• Peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
• Tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi.

Vastaamme pyyntöihin kuukauden kuluessa.

8. Tietoturva

Yhteydet palveluun ovat salattuja (HTTPS). Salasanat tallennetaan tiivisteinä, ja salien maksupalvelutunnukset salataan. Henkilökunta näkee vain oman salinsa tiedot oikeuksiensa mukaan. Palvelimet sijaitsevat suojatussa konesalissa, ja niistä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

9. Evästeet

Palvelu käyttää vain toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä. Lue lisää evästeselosteesta.

10. Muutokset

Päivitämme selostetta, kun palvelu tai lainsäädäntö muuttuu. Päivityspäivä näkyy sivun alussa. Olennaisista muutoksista kerromme palvelussa.